Official Site
Official Site
チャット、メール、予定表、案件管理、議事録、資料共有——別々の道具に散っていた社内の仕事を、ひとつの画面にまとめた事例です。弊社が毎日使っています。
| 事例の種類 | 社内業務基盤の新規開発（Webアプリ・自社開発・本番稼働中） |
| 対象の業務 | 社内外の連絡、予定調整、案件・課題管理、議事録、クライアントへの資料共有 |
| 解いた課題 | 道具が5つ6つに分かれ、どこに何があるか分からない。情報が人に貼り付いて共有されない |
| 使った技術 | チャット基盤／外部サービス連携（メール・チャットツール・カレンダー）／AIによる返信下書き／会社単位のデータ分離 |
| 特徴 | 会社ごとに完全に独立。経営者でも他人の私信は見られない設計 |
| 現在の状況 | 本番稼働中。日々使いながら機能を追加しています |
お客様ごとに連絡手段が違う。チャットツール、メール、電話。予定は別のカレンダー、案件の進みはまた別の管理表、議事録はさらに別の場所。
結果として、「あの話はどこに書いてあったか」を探す時間が積み上がり、担当者が休むと止まる仕事が生まれます。道具を増やして便利にしたつもりが、情報を分散させていました。
市販のグループウェアも検討しましたが、社内の連絡と社外のやり取りが分断される、私信の扱いが曖昧、といった点が私たちの運用と噛み合いませんでした。そこで自分たちで作ることにしました。
社内のチャット、お客様とのやり取り、届いたメール、今日の予定、抱えている課題、直近の会議記録。これらを左側のメニューから一続きで辿れるようにしました。
作りながら分かったのは、「まとめる」だけでは足りないことです。見せてよいものと見せてはならないものの線を先に引かなければ、まとめた瞬間に事故が起きます。次の節でその線をご紹介します。
社内チャットに加え、外部のチャットツールやメールを取り込んで一箇所で読み書きできます。返信の下書きはAIが作成し、場面に応じて分量を見立てます。
Googleカレンダーと双方向で連携し、Web会議のURLも自動発行。空いている時間からお客様に選んでいただく予約ページも備えています。
カード形式の看板で課題を動かし、担当・締切・色をその場で変更。ガントチャート、マイルストーン、ゴミ箱からの復元にも対応します。
画像をクリックすると拡大してご覧いただけます
| 分野 | 機能 |
|---|---|
| 連絡 | 社内チャット（チャンネル・ダイレクトメッセージ）、外部チャットツール・メールの取り込み、未読通知、AIによる返信下書き、発言のコピー |
| 予定 | 予定表（個人・全員・会社単位の公開設定）、Googleカレンダー連携、Web会議URLの自動発行、訪問先の地図・ルート案内、祝日と会社休日の登録 |
| 日程調整 | 空いている時間から相手に選んでもらう予約ページ、空き枠の文章化（メールに貼れる形で出力） |
| 案件・課題 | プロジェクト、カード形式の看板（並べ替え・担当・締切・色）、ガントチャート、マイルストーン、状態マスタの編集 |
| 会議・議事録 | 会議記録の保存と検索。チャンネルに紐づけて残せます |
| 資料共有 | 社内ファイル共有、クライアント様ごとの資料室（会社→年→打合せ日の3階層・ログイン不要の限定リンクでの共有にも対応） |
| 個人の記録 | 階層で整理できるメモ、限定URLでの公開 |
| 勤怠 | 会社ごとの出退勤記録 |
| 通知 | 用途別（メンション・DM・呼び出し・予定）に通知音を選べる。予定の5分前・1分前の予告 |
| 権限・安全 | 会社単位のデータ分離、権限の段階設定、削除は必ずゴミ箱経由（復元可） |
情報をひとつにまとめる道具は、便利さと引き換えに事故を起こしやすくなります。実際に作り直しながら決めた原則をご紹介します。他社様向けに開発する場合も、この線は同じように引きます。
経営者が全員の予定を見られるのは仕事の管理として必要です。しかしダイレクトメッセージ・個人のメール・個人が繋いだ外部サービスは、経営者でも見られない設計にしました。まとめる範囲を先に切ることが、道具への信頼を守ります。
他人の非公開予定は、件名を伏せて時間だけを表示します。「空いているかどうか」は分かり、「何をしているか」は分からない。この距離感が実務に合っていました。
グループ会社や協力会社の方も同じ道具を使えますが、会社をまたいだ情報は見えません。ひとつの道具を複数の会社で使うなら、この分離は最初から作り込む必要があります。
プロジェクト・資料室・クライアント情報のいずれも、削除はゴミ箱への移動です。検索して元に戻せます。完全な削除は、ゴミ箱の中でもう一度選んだときだけ実行されます。
会社名を入力するまで何も表示されない画面を作ったところ、「資料が消えた」と思われる事故が起きました。登録されているものは常に見える形で並べる。空白は喪失と受け取られます。
「日付には曜日を出す」という要求を画面ごとに足していたら、必ず漏れが出ました。全画面の共通部分に一度組み込み、後から追加された入力欄にも自動で効くようにしました。
お客様とのやり取り、そのお客様の予定、案件の進み、過去の議事録が同じ場所にあります。「あの話はどこか」を探す手間がなくなりました。
空いている時間を相手に選んでいただく形にしたため、候補日を挙げて返事を待つやり取りが不要になりました。予約された時点で予定表とWeb会議URLが揃います。
やり取りと資料が個人の手元ではなく道具の中にあるため、引き継ぎができます。権限の範囲内で、他の担当者が続きを進められます。
既製のグループウェアが合わない理由は、たいてい「自社の運用に合わせられない」ことです。自社開発なら、いま回っている業務の形に合わせて作れます。
お客様ごとに違う連絡手段を使っている会社様に。取り込んで一元管理し、誰が対応中かを共有できます。
工事・点検・訪問といった現場業務の報告、予定、写真の共有。スマートフォンから使える形で設計できます。
会社ごとにデータを分離したうえで同じ道具を使う形。親会社が全体を見つつ、各社の情報は混ざらない設計にできます。
こうした業務基盤の開発はAI開発事業で承っております。動く試作を最短2週間でお出しし、触っていただいてから作り込む進め方です。全部を一度に作らず、いちばん困っているところから切り出すのが弊社の作り方です。
社内の連絡と社外のやり取りが別の道具に分かれてしまう点、私信の扱いを自社の考え方に合わせられない点が、私たちの運用と噛み合いませんでした。加えて、自分たちで作れば必要な機能を必要な速さで足せます。
最初に使い始められる形になるまでは数週間です。そこから毎日使いながら、不便を見つけては直し続けています。使いながら育てるのが業務システムの現実的な作り方だと考えています。
そのまま同じ形でお渡しするのではなく、御社の業務に合わせて設計します。必要な機能だけを選んで作れるため、使わない機能に費用をかけずに済みます。
使えます。ブラウザで動くため、アプリのインストールは不要です。画面の幅に応じて表示が切り替わります。
ご懸念のとおりです。だからこそ、まとめる範囲と見せない範囲を先に決める必要があります。本事例では「私信は経営者でも見ない」「会社をまたいだ情報は見えない」を最初に線として引きました。御社の場合も、設計の最初にこの線を決めさせてください。
できます。本事例でも、外部のチャットツールやメール、Googleカレンダーと連携させています。すべてを置き換えるのではなく、散っているものを一箇所から見られるようにする形も選べます。
対応します。自社開発ゆえ、「この項目を足したい」「この順番で入力したい」といった要望に同じ速さで応えられます。
弊社が日々使っている画面をお見せしながら、御社の業務に必要な範囲をご一緒に見極めます。
デモのご依頼・開発のご相談お電話でのご相談 03-6869-0653
受付時間／平日10:00〜18:00