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「フォームからのメールが届いていなかった」——その一件で失う商機をなくすために作った事例です。送信された内容は、メールが届かなくても必ず残ります。
| 事例の種類 | 業務システムの新規開発（Webアプリ・BtoB企業様向け） |
| きっかけ | 月次のお打ち合わせで「フォーム送信後に通知メールが届かない」と判明 |
| 解いた課題 | メールの到達に依存した問い合わせ受付。届かなければ気づけず、商機を失う |
| 作ったもの | 公開フォーム／問い合わせ管理／顧客管理（パイプライン）／フォーム作成機能／計測・タグ設定／AI連携 |
| 特徴 | 入力率も添付制限も「実際に効いている数字と処理」で作る。飾りの表示を置かない |
| 現在の状況 | 試作をご確認いただき、ご提案中。実装済みの機能は実機で動作を確認しています |
多くのホームページの問い合わせフォームは、送信内容をメールで送るだけの作りです。迷惑メール扱い、サーバーの設定、送信元の認証——理由は様々ですが、メールが届かなければ、問い合わせがあったこと自体に誰も気づけません。
実際にお客様の月次のお打ち合わせで、この事故が判明しました。届かなかった件数も、いつから届いていなかったのかも、後から知る術がありません。
そこで発想を変えました。メールは「お知らせ」に格下げし、送信内容そのものは必ず管理画面に残す。これが本事例の出発点です。
問い合わせを取りこぼさなくなった次に出てきたのは、「受けた後どうするか」でした。誰が対応中か、どこまで進んだか、返事を忘れていないか。
そこで問い合わせ管理の先に、顧客管理（商談のパイプライン）を繋ぎました。同じ人からの複数回の問い合わせは自動でまとめ、対応が止まっている相手は知らせます。フォームを整えることが、そのまま受注の管理に繋がる形にしています。
入力 → 確認 → 完了の3段階。入力しながらその場で誤りを知らせ、郵便番号から住所を自動で埋めます。送信すると問い合わせ番号を発行します。
届いた内容を一覧で管理。状態・担当者・社内メモを記録し、CSVで書き出せます。営業メールと判定されたものは分けて表示します。
商談の段階をカードで動かして管理。同じ人からの問い合わせは自動でまとめ、対応が止まっている相手をお知らせします。
画像をクリックすると拡大してご覧いただけます
| 分野 | 機能 |
|---|---|
| 公開フォーム | 入力→確認→完了の3段階、その場での入力チェック、郵便番号からの住所自動入力、問い合わせ番号の発行、スマートフォン対応 |
| フォームの作成 | 項目を自由に作れる作成画面（11種の部品：1行・複数行・メール・電話・数値・日付・プルダウン・ラジオ・チェックボックス・同意・ファイル添付）。並び順・必須・入力例・選択肢を編集でき、パソコン表示とスマートフォン表示で確認できます |
| 問い合わせ管理 | 一覧・詳細、状態と担当者の設定、社内メモ、CSV書き出し、行ごとの削除 |
| 顧客管理 | 商談段階のカード管理（並べ替え可）、顧客詳細、担当者、社内メモ、次回予定とリマインド、対応漏れのお知らせ |
| 自動名寄せ | メールアドレスまたは電話番号が一致する問い合わせを、同一のお客様としてまとめます。表記のゆれも吸収します |
| 迷惑・営業メール対策 | 簡単な計算問題による自動投稿対策、語句とドメインのルールによる営業メールの振り分け（設定画面でルールを編集でき、その場で判定を試せます） |
| ファイル添付 | 1件あたりの容量上限と受け付ける形式を設定でき、選択時と送信前の二度、実際に検査して弾きます |
| 通知メール | 通知先（複数可）・CC・差出人・自動返信の有無と件名を設定画面から登録できます |
| 入力状況の計測 | フォームの表示回数・入力開始回数・送信完了回数を記録し、実測の率を表示。項目ごとの離脱率もグラフで確認できます |
| 計測・タグ設定 | アクセス解析・タグマネージャー・個別タグの設定と動作確認 |
| AI連携 | 問い合わせ内容の要約、返信文の下書き。利用するAIの種類・キー・利用期限・月間の呼び出し上限を管理画面で設定できます |
| マスタ管理 | 問い合わせの状態、担当者、商談段階、タグを追加・改名・削除できます |
| 権限 | 運営者（弊社）専用の画面を分離。お客様の画面にはAPIキーや権限設定は表示されません |
この事例で最も時間をかけたのは、機能を増やすことではなく「表示と実態を一致させること」でした。作りながら自分たちで正した点をご紹介します。
「入力率82%」のような固定の数字を画面に置いていましたが、撤去しました。フォームの表示回数・入力開始・送信完了を実際に記録し、実測値だけを出す。データが無いときは「まだ計測データがありません」と正直に表示します。
「10MBまで」と書きながら実際は何MBでも通っていました。上限と形式を設定できるようにし、選ばれたその場と送信前の二度、実際に検査して弾くようにしました。未実装の項目は「本番実装予定」と正直に書き分けています。
入力 → 確認 → 完了の3段階は、日本のビジネスフォームでは定石です。省くと送信間違いが増え、お客様の不安にもなります。
ログイン画面を作るなら、ログアウトと初回セットアップも同時に作ります。「アカウントが最初から登録されている」状態で納品しないことも含め、機能は必ず一組で揃えます。
保存ボタンが無いのに保存されるのか分からない画面は不安を生みます。「自動保存済み（時刻）」を明示し、「初期状態に戻す」を併設しました。
試作の段階で入力したデータが、そのまま本番に残ってはなりません。問い合わせの全消去・全初期化・取り消しを設定画面に用意しました。
送信内容は必ず管理画面に残ります。通知メールが届かなくても、問い合わせがあったこと自体が消えません。
項目の追加・削除・並べ替えを管理画面から行えます。制作会社に依頼して費用と日数をかける必要がありません。
項目ごとの離脱率が見えるため、「電話番号を必須にしたら入力が止まっていた」といった原因を数字で確かめられます。
問い合わせに限らず、「Webから受け付けて、社内で対応を追いかける」業務であれば同じ形が使えます。
受付から見積提示までの進みを管理。同じ会社からの複数の依頼をまとめて把握できます。
日付や人数を含む申込を受け、対応状況を管理。確認画面とファイル添付にも対応できます。
備品申請・稟議・報告書の提出など、社内向けの受付にも同じ仕組みが使えます。権限を分けて運用できます。
こうしたシステムの開発はAI開発事業で承っております。初期費用を抑えてお作りし、稼働後は月額でお支えする形をご用意しています。まずは動く試作をご覧いただき、必要な範囲を絞り込んでからお見積りいたします。
必要な機能の範囲によって金額は変わりますので、ご相談のうえお見積りいたします。初期費用を抑えてお作りし、稼働後は月額でお支えする形をご用意しています。
項目数・連携の有無・お客様側で操作される範囲に応じてお見積りいたします
※現在お使いのホームページはそのままで、フォームの部分だけを差し替える形が基本です。
※問い合わせ管理だけの範囲から始めることもできます。
参考：AIを使って保守までお任せいただく場合の月額
AIによる問い合わせの要約・返信文の下書きと、公開後の保守を含めた場合の目安です。AIの利用料は月額に含まれますので、お客様が個別にAIの契約をされる必要はありません。
| 月額の目安 | ¥5,500（税込）〜（お問い合わせ 月100件まで） |
| 件数が増えた場合 | 月100件を超えた分は、100件ごとに＋¥2,200（税込） |
| 含まれるもの | 公開後の保守・不具合対応、AIによる要約と返信文の下書き、AIの利用料 |
| 件数の数え方 | 営業メール・迷惑メールと判定した分は件数に含めません |
※上記は目安です。ご要望の範囲・お問い合わせの件数によって変わりますので、正式な金額はお見積りにてご提示いたします。
※AIを使わない構成（保守のみ）でのご提供も可能です。
「危ない」というより、届かなかったときに気づけないのが問題です。まずは一度テスト送信して通知が届くかご確認ください。届いていれば当面は問題ありません。それでも、送信内容が残る形にしておくと事故が起きても取り返せます。
できます。フォームの部分だけを差し替える形が基本です。ホームページ全体の作り替えは必要ありません。見た目も現在のサイトに合わせて作ります。
問い合わせ管理だけの範囲から始められます。使ってみて必要になった時点で、顧客管理を足すこともできます。最初から全部を作らないほうが、費用も判断も軽くなります。
届いた問い合わせの要約と、返信文の下書きです。送信は行いません（誤送信を防ぐため、下書きをコピーして使う形にしています）。AIの種類・利用期限・月間の呼び出し上限は管理画面で設定できます。
簡単な計算問題による自動投稿対策と、語句・ドメインのルールによる振り分けを備えています。完全に止まるものではないため、本番では追加の対策を併用することをご案内しています。
アカウント単位で権限を分け、運営側だけが見られる画面を分離しています。本番運用では、AIの鍵をサーバー側で保管する、保管期間を定める、といった取り決めも合わせてご相談させてください。
動く試作は最短2週間でお出しします。全体の完成は必要な機能の範囲によりますが、2〜3週間から1か月程度が目安です。
作る範囲によって変わりますので、ご相談のうえお見積りいたします。目安として、AIによる要約・返信下書きと保守を含めてお任せいただく場合は月額¥5,500（税込）〜（お問い合わせ月100件まで）でご提供しています。初期費用は機能の範囲に応じて別途お見積りいたします。
できます。問い合わせを取りこぼさない仕組みと管理画面だけをお使いいただき、AIによる要約・下書きを付けない構成も選べます。その場合は月額も抑えられます。
現在のフォームを拝見し、取りこぼしが起きていないかをご一緒に確認します。動く試作もその場でお見せできます。
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