RFP（アールエフピー、Request For Proposal）とは、システム開発やITツール導入などを外部会社に依頼する際、目的や要望、条件をまとめて提示する文書です。複数の会社から提案や見積もりを受け取り、比較検討するために作成します。
意味
RFPは「提案依頼書」と訳され、発注側が依頼先候補の会社に対して、何を実現したいのか、どのような条件で依頼したいのかを明文化したものです。記載する項目には、依頼の背景や解決したい課題、目的、予算の目安、必須の機能や要件、希望するスケジュール、選定の基準などが含まれます。似た文書に見積もり依頼だけを目的とするRFQ（Request For Quotation）がありますが、RFPは提案内容そのものを求める点が異なります。RFPを渡すことで、依頼先は同じ前提条件のもとで提案書や見積もりを作成でき、発注側は各社の提案を公平に比較しやすくなります。
使われる場面と具体例
- 業務システムを新しく導入する際、複数のSIer（システム開発会社）に同じ条件を示し、提案内容と費用を比較するために作成します。
- ホームページやWebサービスを外部制作会社に依頼する際、目的やページ数、必要な機能を明記し、要望に沿った提案を受け取るために使います。
- 基幹業務システムの刷新など大規模な投資を伴う案件で、社内の意思決定者が判断材料を揃えるために作成することがあります。
中小企業が押さえたい点
- RFPを作る前に、社内で「何を解決したいのか」という目的を整理しておくと、要望が具体的になり提案の精度が上がります。
- 予算感やスケジュールの希望はある程度明記したほうが、現実的な提案を受けやすくなります。
- 完璧な文書を作る必要はなく、要望を箇条書きで書き出すことから始めても十分です。
- 作成が難しい場合は、依頼を検討している会社に相談しながら整理する方法もあります。
よくある誤解
RFPは大企業や大規模開発でしか使わない特別な文書だと思われがちですが、規模の小さな依頼でも要望を整理する目的で作成する価値があります。また、RFPを作ればそのまま契約内容が決まると誤解されることがありますが、実際には提案を受けた後、要件定義や条件のすり合わせを経て契約に進みます。
よくある質問
Q. RFPは必ず作らなければいけませんか。
A. 法的な義務はありません。ただし、複数社を比較検討する場合は、条件を揃えられるため作成が推奨されます。
Q. RFPとRFQの違いは何ですか。
A. RFPは提案内容を求める文書で、RFQは見積もり金額を求める文書です。目的が明確な場合はRFQのみで足りることもあります。
Q. RFPの作成は自社だけで行う必要がありますか。
A. 自社で骨子を作り、依頼を検討している会社に相談しながら内容を詰める進め方も一般的です。
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